Kisajärjestäjän muistilista

16 Sep

Syksyn seuranmestaruuskisat ovat taas nurkan takana ja mikäpä sen parempi hetki kirjoitella muistiin asioita kuin ennen ja jälkeen kisojen. Meidän ratsastusseura on vielä hyvin nuori, tulee kahden vuoden ikään tuossa vuodenvaihteessa. Niinpä seuranmestaruuksiakin on järjestetty vasta yhdet ja toiset on tulossa parin viikon päästä. Ei voida mitenkään siis mainostaa itseämme rutinoituneina tai vanhoina konkareina. Siitäkin huolimatta ajattelin kirjoitella muutamia juttuja jotka on hyvä ottaa huomioon kisoja järkätessä.

1. Varmista tuomarit ja tarkista tuomarit

Tästä ensimmäisestä säännöstä saatiin opetus heti tällä toisella kerralla. Estetuomarihan meillä jo oli, koska itse suoritin tuomarikurssin + harjoittelut ja sitä kautta sain lisenssin toimia 1-tason kisoissa estetuomarina. Koulutuomari hankittiin – hän oli tuttu ja merkitty SRL:n excel-taulukossa tuomareiden joukkoon. Kipakin antoi tallentaa tuomarin kisakutsuun. Muttamutta. Sitten saatiin tieto, että tuomarin oikeudet ovat lakanneet iän vuoksi kesän aikana. Paniikki! Kisoihin kolme viikkoa aikaa. Ei tuomaria.

Vaihtoehdot: Järjestetään koulukisat harkkakisoina. Not an option. Hommataan toinen tuomari. Ei kun töihin.

Kontaktoin kaksikymmentäviisi tuomaria, ennen kuin sain meille tuomarin! Mutta sain tuomarin ja lisenssi on varmistettu 😉 Sääntö siis kuuluu: varmista tuomari hyvissä ajoin ennen kuin lyöt kisapäivän lukkoon JA tarkista että tuomarilla on voimassa oleva lisenssi sille tasolle, jolla kisat järjestetään.

nimetön

2. Hommaa palkinnot ja sponsorit

Mitä enemmän saat kisoihin sponsoreita, sitä enemmän seuralle jää rahaa käytettäväksi esimerkiksi estekalustoon, kouluaitoihin, junioritoimintaan tai vaikkapa kahvinkeittimen hankintaan. Käytä kaikki suhteesi mitä vaan keksit. Jos joltain saat karkkipussit palkintokasseihin, hyvä. Jos toiselta saat makkarat puffamyyntiin, loistavaa. Jos kolmennelta saat upeat satulahuovat palkinnoiksi, mahtavaa. Älä jätä yhtään kiveä kääntämättä, kun mietit mitkä yritykset voisivat osallistua kisojen tukemiseen.

Tarjoa jotain yrityksille/yrittäjille vastineeksi, vaikkapa näkyvyyttä käsiohjelmassa kuten meillä. Käsiohjelmia jaettiin viime syksyn kisoissa noin 100  kappaletta. Yritykset saivat sadalle henkilölle henkilökohtaisesti käteen jaetun mainoksen lisäksi myös näkyvyyden kisapaikalle – ja kuuluvuuden, koska sponsoreita kuulutettiin aina väleissä. Palkintojen muodossa näkyvyys laajeni blogeihin, someen, suusanallisesti. Lisäksi seuran fb-sivuilla mainostettiin kaikkia sponsoreita ennen kisoja.

IMG_3263

Kisoihin oli hommattu valokuvaaja (sponsoriksi tietysti). Kuvaaja otti valokuvat myös sponsoreiden some-mainontaa varten. Näin sponsorit pystyivät käyttämään kuvia myös mainosmateriaalina jälkikäteen laadukkaassa, ammattimaisessa muodossa.

Älä unohda tilata riittävää määrää ruusukkeita! Muista huomioida jaetut sijat, eli saman sijan ruusukkeita tulee olla ylimääräisiä jaettuja sijoja varten. Jos jaatte mitaleita, muista tilata nekin hyvissä ajoin.

3. Tsekkaa pohjat, estekalusto, kouluaidat…

Hyvissä ajoin ennen kisoja pitää tsekata kilpailun fyysiset puitteet. Pohjasta tulee AINA valituksia, oli siihen sitten käytetty 100 000 euroa tai ei yhtään. Täydellistä pohjaa juuri sille minun pollelleni ei ole missään muualla kuin kotona. Siihen pitää varautua. Siitäkin huolimatta pohjan tulee olla riittävän hyvä.

Meidän tallilla yrittäjä laittoi rahaa taskuun ISON summan ja teetti täysin uuden kentän kooltaan 30 x 60 m. Toki kenttä hyödyttää myös liiketoimintaa, mutta meidän seuran kisojen kannalta uusi kenttä toi aivan uusia mahdollisuuksia. Jatkossa meillä on mahdollista pitää myös pitkän radan koulukisoja. Toisenkin kentän pinta uusittiin, joten pohjat ovat kunnossa tulevia kisoja varten. Jos omalla seuralla ei ole mahdollista uudistaa pohjaa, niin vähintään se pitää kuohkeuttaa ja lanata hyvin (jos ei ole sitten jo muutenkin kunnossa).

IMG_3264

Estekalusto pitää laskea: puomien määrä on riittävä esteisiin + varapuomit, kannakkeiden määrä on riittävä + oksereiden turvanappulat, puomien maalaukset ovat kunnossa, erikoisesteet ehjinä, esteliput olemassa, johteet… Tätä varten pitää olla ratapiirros olemassa, jos estekalustoa ei sitten ole reilusti ylimääräistä. Muista huomioida myös verkkaesteet, vähintään pysty ja okseri.

Jos estekalustossa on parantamisen varaa, voin suositella Estepaja-nimistä yritystä Janakkalassa. Sieltä tulee hienoja esteitä ja voi hommata myös pelkkiä maalaamattomia puomeja. Uutena tuotteena ko. yritys myy myös kouluradan aitoja. Hinta on merkittävästi halvempi kuin mitä “johtavat ratsastuskalustomyyjät” ottavat samasta tuotteesta. Kannattaa tsekata!

Kouluradan aidat pitää tarkistaa (ehjiä, yhtään ei ole hukkunut) tai vuokrata ja hakea. Jos aiotte ostaa aidat, kannattaa huomioida toimitusajat. Estepaja lupaa toimituksen nopeasti, mutta isommilla toimijoilla homma voi kestää uskomattoman kauan. Meillä viime syksynä kävi esimerkiksi niin että kouluaitojen tulo kesti kolme kuukautta! Jouduimme loppujen lopuksi vuokraamaan naapuriseuralta aidat, koska omamme saapuivat niin paljon myöhässä kisojen jälkeen.

4. Kilpailukutsu, seuralaisten lisenssit, ilmoittautumiset, kilpailutiedote

Kilpailukutsun julkaisemisessa on ainakin kolme tapaa: facessa, seuran kotisivuilla, Kipassa. Jos aiotte julkaista kutsun Kipassa, pitää huomioida että jonkun pitää hyväksyä kutsu (siis tuomarin)! Tälle pitää taas varata aikaa. Kutsu tulisi julkaista 4 viikkoa ennen kisoja, mikä tarkoittaa sitä että tuomarille se pitäisi toimittaa tarkastettavaksi 5 viikkoa ennen kisapäivää. Muilla tavoilla toimittaessa päästään “helpommalla” – kutsua ei tarvitse Kipassa hyväksyttää julkaistavaksi, mutta sitten ei voi myöskään hyödyntää Kipaan ilmoittautumisia.

Oman seuran kisaajien lisensseissä on AINA puutteita. Ne tehdään vasta juuri ennen kisoja, ne eivät päivity Kipaan, salasanat ja käyttäjätunnukset ovat hukassa, vaikka mitä. Meillä tästä kaikesta on tiedotettu hyvissä ajoin etukäteen oman seuran jäsenille, mutta siitä huolimatta aina tulee muutama, joiden ilmoittautumiset on otettava vastaan muuta kautta kuin Kipasta. Tämän vuoksi sähköposti-ilmoittautuminen on helpompi. Mutta seurajäsenyyden/lisenssin tarkistamisen kanssa pitää sitten vastaavasti olla tarkempi sähköpostin kanssa toimittaessa.

9976_10204023650264622_3903762787948323609_n

Meillä järjestetään “ilmoittautumisapu” -tilaisuuksia muutama ennen kuin ilmoittautumisaika päättyy. Puolen tunnin ajan päivystän tallilla koneen kanssa ja katson kisaajien kanssa ilmoittautumisia kuntoon. Joka kerta on ollut väkeä tulossa, joten tätäkin kannattaa palveluna oman seuran jäsenille harkita. Ilmoittautumisia kannattaa seurata koko ilmoittautumisajan ajan: joku unohtaa ilmoittaa millä korkeudella hyppää yhdistelmäluokan, toinen on ilmoittautunut liian moneen luokkaan, kolmas on unohtanut ilmoittaa kvaalinsa… Näistä puutteista ja korjaustarpeista on hyvä ilmoittaa kilpailijalle etukäteen, jotta hän voi korjata ilmoittautumisensa. Osa kilpailijoista ei silti korjaa ilmoittautumistaan, joten näistä pitää infota kilpailukansliaa – osaavat sitten kysyä/vaatia tietojen korjaukset.

Kilpailutiedote on ehdottoman tärkeä julkaista, vaikka kisat olisivat kuinka pienet/isot tahansa. Aina on mukana kilpailijoita, joilla ei ole paljoa kokemusta juuri tästä kisapaikasta tai juuri tämän tason kisoista. Mihin laitetaan trailerit parkkiin, kilpailualueen kartta, onko käsihevosaluetta, montako pääsee verryttelyyn yhtä aikaa, miten hoidetaan palkintojenjako, saako hypätä kisakentällä verkkahypyn, mistä aloitetaan kouluohjelman suoritus… Ainakin nämä olisi hyvä tiedotteesta löytyä. Lisäksi puhelinnumeroita useampi kuin yksi, mihin soittaa jos tulee ongelmia aikataulun tai muun kanssa.

5. Talkoolaiset

Jos haluat saada kisapäivänä töihin mahdollisimman paljon väkeä, pitää kisapäivästä tiedottaa aikaisin. Ihmisillä on nykyisin niin paljon muita menoja, että kalentereihin talkoiden mahduttaminen on hankalaa. Vaikka kuinka haluttaisiin osallistua.

Jos vaan on mahdollista, käytä ihmisiä samoihin hommiin kuin aikaisemminkin. Heillä on jo joku käsitys siitä, mitä tehdään, missä tehdään, miksi tehdään jne. Vaikeinta on, jos kaikki pitää opastaa tehtäviinsä uusina. Järjestä ainakin yksi kisakokous, jossa jaetaan hommat ja saadaan kisahenkeä päälle. Jos järjestät maalaus- tai muut talkoot ennen kisoja, huolehdi siitä että talkoilla on “johtaja”, joku joka tietää mitä pitää tehdä ja miten ja huolehtii siitä että välineitä on saatavilla.

_O6V1170(c) Tilves photography

Tässä lyhyt listaus koulu- ja estekisojen talkoolaisista (ja toimihenkilöistä): (tuomari), tuomarin sihteeri, kuuluttaja, lähettejä, liputtaja, puomien nostajia, köysi/portti, ajanottaja (varakellottaja), ensiapu, verkka/puomien nostajia, verkka/valvoja, siistijä/lannan kerääjä, pysäköinninvalvoja/avustaja, makkaranmyyjä, buffaväki, kanslia, kilpailujen johtaja, kengittäjä on aina plussaa. (Ratamestari) tarvitaan jos ei käytetä vakioratoja. (Stewardi) tarvitaan jos kyse ei ole 1-tason koulukisoista (kuolaintarkastus).

Huomaa talkoolaisten tarve luokkakohtaisesti. Jos joku kilpailee jossakin luokassa, pääseekö hän talkoilemaan toiseen luokkaan? Tauottamiset tulee huomioida. Ja talkoolaisille tulee tarjota “jotain hyvää”, oli se sitten kahvia, makkara tai sämpylä tai lämmintä ruokaa.

6. Kisapäivänä

Tietoyhteiskunnassa oletetaan että tulokset julkaistaan lähes reaaliajassa. Kannattaa siis harkita Equipe Onlinen käytön opettelu. Jos tuloksia ei julkaista reaaliajassa, tulisi ne julkaista mieluusti samana päivänä. Tämä täytyy sopia jonkun tehtäväksi. Lehdet julkaisevat mielellään uutisia paikallisista tapahtumista tai ainakin tulokset. Kannattaa siis kutsua toimittajia paikalle ja toimittaa tulokset lehteen, joihinkin saa jopa jutunkin ujutettua. (Kts. kuva aikaisemmin.)

Kisapäivänä tulee aina eteen odottamattomia ongelmia. Sovi yksi henkilö, joka tekee ratkaisut tai ohjaa kyselijät oikeaan osoitteeseen – tämä on yleensä kilpailujen johtaja. Sovi mistä kilpailujen johtajan tavoittaa: kisakentän laidalta kenties? Puhelimitse?

Kisapäivänä tarvittavaa materiaalia: ajanottokelloja, pillejä/kello/auton töötti starttimerkkiä ym. varten, tuomarille auto/katos, kyniä, lälläreitä yhteydenpitoa varten (ja varalle puhelimia, kerää puhelinnumerot etukäteen!), arvostelupöytäkirjat ratsukoiden tietojen kera täytettynä valmiiksi, estelakanat, kuulutuslaitteet (ja kuuluttajalle teltta, heppakoppi tai vastaava), ensiapuvälineitä, lannankeruuvälineitä, roskiksia, keltaiset liivit tai muu näkyvä asuste järjestäjän edustajille.

906284_10203251512000771_8629403663212281673_o(c) Janina Suokas

Puffettiin tarvitaan: kahvinkeitin, teenkeitin, termareita, kertakäyttöastioita, vaihtorahaa, talkoolaisten tekemät leivonnaiset, mahdolliset makkarat ja grilli (ehkä myös katos) + makkarapaperia tai pusseja, kahvit ja muut juomat.

Kansliaan tarvitaan: tietokone (Equipellä varustettuna ja nettiyhteydellä), tulostin, skanneri (koulupöytäkirjojen kopiointia varten, jos ei aio täytättää tuomarilla kahta lappua), laskimia (koulupisteiden laskemista varten), kyniä, paperia. Kanslia valmistelee ruusukkeet ja mitalit sekä jakaa tuotepalkinnot. Varmista että kanslia tietää ruusukkeiden värit ja sijoittuneiden määrän 🙂 Ruusuketyyny on extraa ja näyttää hienolta palkintojenjaossa!

Jos haluat, musiikki tuo tunnelmaa kisapaikalle. SRL on tehnyt sopimuksen jonka mukaan Teosto-maksua ei tarvitse yksittäisen seuran maksaa musiikin esittämisestä. Voit siis vapaasti soittaa musiikkia kilpailuissa.

Tärkein tarvittava kisapäivän elementti on kuitenkin iloinen mieli!

Ilman sitä ei onnistu ei kisojen järjestäminen eikä kisoihin osallistuminen. Hyviä kisoja kaikille lukijoille 🙂

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: